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关于智慧法院建设情况的分析与建议

摘要:黨的十八大以来,全国各级人民法院积极推进信息化建设,浙江法院作为推进信息化建设工作的前沿阵地,已和各家公司合作研发了诸多软件系统。T县法院依托省高院开发的各项信息化软件及领导的高度重视,已初步建成智慧法院格局。本文通过T县法院的建设现状的描述,继而对存在问题与今后改进措施发表浅显意见,以期对今后更好建设提供有益的参考。

关键词:智慧法院;软件应用;改进措施

浙江法院的信息化建设工作一直走在全国前列,近几年新开发的软件系统各具特色,被各地法院所通用。依托省高院开发的各项信息化软件以及该院领导的高度重视,经过近几年的努力,智慧法院格局初步形成。本调查报告主要介绍了该院智慧法院建设现状、存在问题及今后改进措施,以期对该院智慧法院建设的更好发展起到一定的参考作用。

一、T县法院信息化运行现状

在办公自动化硬件设施方面,该院完成了全部审判法庭的高清数字化改造工作,并于2017年完成了所有法庭庭审语言智能分析系统的安装,通过该系统将庭审语音直接转换为文字记录。总体而言,实行办公自动化的硬件设施配备较好。

在办公自动化软件系统方面,该院目前使用频率较高的软件为通达海信息管理系统、执行系统、档案管理系统(包括在通达海信息管理系统栏目中)、信访接待系统、送达管理系统(为落实送达机制改革试点而采用的系统)、法务通、中国审判法律应用支持系统,除送达管理系统外,其余系统均为省高院开发,为全省法院统一使用。通过上述几个软件系统的使用,该院立案、审判、执行、归档等日常工作基本实现一人一机一键操作。

二、信息化运行工作存在的问题

就该院目前办公自动化的情况来看,仍存在两大较为突出的问题,一是信息化软件应用不到位,二是信息化数据录入不齐全。

(一)信息化软件应用不到位

进入省高院内网“软件通道”栏目,可清晰看到各类软件系统,包括法院业务系统、办案辅助系统、办公软件系统等(如图1、图2、图3),对于这些系统在该院的应用情况具体如何,通过对全院开展问卷调查,总共收到75份有效问卷,对问卷进行数据统计,可基本反映该院实际的应用情况。

在75份有效问卷中,明确对“软件通道”中的系统了解的有61份,不清楚的有14份,不清楚的干警占比18.7%。对于业务系统软件,75份问卷中无一例未进行勾选的,业务系统软件的使用已是常态。对于办案辅助系统,通过统计来自审判及执行部门共50份问卷,发现使用频率最高的三个系统为裁判文书检索、法律法规检索及办案助手系统,其余如中国知网、文书制作及纠错、北大法意案例、当事人信用画像的使用情况并不理想。其中对于文书制作及纠错系统在日常裁判文书起草中未被高频率使用的原因进行单独调查后发现,有48%的干警系因不知道该软件,有30%的干警系不清楚软件如何使用,另外10%的干警认为该系统不实用或者无法使用。对于常用的办公软件系统,经调查了解,法务通、邮件系统及人民法院内网网站的使用频率较高,人民法院图书馆使用较少。

由此,可看到除业务系统软件外,办公辅助系统及办公软件系统的使用并未覆盖全院干警。固然,存在某些软件尚需升级优化的情况,但大部门软件有其使用价值,可提高日常工作效率。我们以当事人信用画像为例,可通过信用画像系统查询到当事人是否为被执行人等情况,无需再通过执行部门的同事代为查询,该软件基本实现了全省被执行人的信息共享,但该软件在该院的使用情况极少。

(二)信息化数据录入不齐全

除信息化软件未全面应用外,信息化数据录入不齐全亦是影响该院办公自动化工作的一个重要问题。以法院审判信息系统为例,案件的立案、审理、结案、归档、查询等均可依靠法院审判信息系统完成。案件进行立案时主要录入当事人信息,移送到审判部门后,需要录入的内容更多,包括案件分案移交、庭前准备、开庭审理、归档报结等内容。若前期信息录入齐全的话,可减轻日后很多人为查询工作,但鉴于有些信息为书记员输入,有些信息为承办人输入,且很多干警未形成信息录入全面的习惯,容易造成后续统计不准确及查询工作量增加等问题。可简单举其中两个例子,如庭前准备栏目下的诉讼保全,较多庭室未进行录入,只录入保全费信息,事后若要查询只能依靠手动翻阅案卷,若案卷已经归档且未扫描,必须到档案室进行调卷,显然增加来回奔走的工作量;再如归档报结时,有三个横向栏目,分别是办案信息、当事人、信息参阅,我们需要输入的信息都在办案信息与当事人栏目下,尤其是办案信息,因很多并非是红标项目,较多庭室的书记员或者承办人在报结时未输入或点击,需要点击的特征项目较多,但归档时不进行勾选的现象有很多,以至于最终影响整个法院某些数据统计的准确性。因此,提升该院办公自动化,信息录入不全面的问题需要予以重视。

三、具体改进措施

总的来看,法院信息化工作主要包括三个方面:一是建设,二是应用,三是管理,其中建设是基础,应用是目的,管理是保障。对于建设问题,在创建法院信息化3.0版的时代强音下,该院领导高度重视,现有硬件及软件设施在今后一段时间必然更为优化、完善。因此,改进现存问题的入手点已不是建设方面,而是应用与管理的提升。对此,我们有两点建议。

(一)强化干警意识,培养良好习惯

提高该院干警对办公自动化的思想认识,部门领导可带头使用软件进行办公办案,带头在网上审签文书、处理待办事务,以此不断带动部门干警使用软件办公的积极性,从而逐步推进无纸化办公模式在该院的落地生根。此外,部门领导亦应督促干警在日常使用软件时及时输入信息,并不定期对相关业务的网上数据录入进行抽查,推动各工作人员形成良好办公习惯,从而减轻今后的工作负担,亦能让该院数据统计的准确性受益。

(二)定期组织培训,及时推送软件信息

加强培训,提升运用能力亦是解决现存问题的重要措施。在75份问卷调查中,42%的干警也表达了加强培训的需求。故而,需认真对待培训工作,切实加强干警技术应用能力。可通过定期由该院办公室技术人员对全院干警进行授课的方式或者由技术人员制作电子学习手册,在内网建立软件使用指引栏目,便于全院干警了解系统软件的功能及使用方式。此外,技术人员应多关注上级法院新开发的软件,及时推送软件信息,便于软件应用到位。

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